メールを書き始めたものの、「長すぎる気がする」「失礼ではないか」「結局何をお願いしたいのか分からない」と手が止まることがあります。
そんな時は、完成した文章を考える前に、相手・伝えたいこと・期限の3点だけをAIへ渡します。今回は、入力欄を埋めるだけで、丁寧・普通・やわらかめの3案を作るプロンプトを試しました。
検証日：2026年8月2日。日程変更、資料送付依頼、返信期限の3つの架空例を使用。実名、メールアドレス、顧客情報は使用していません。
まずは文章ではなく、3つのメモを作る
最初からきれいな文章を書く必要はありません。次のような短いメモで十分です。
- 相手：同じ部署の担当者
- 伝えたいこと：打ち合わせを金曜15時へ変更したい
- してほしいこと：都合が悪ければ木曜中に返信してほしい
ここに「避けたい表現」を1つ足すと、口調のずれを減らせます。今回の例では「強い命令にしない」としました。
コピーして使えるプロンプト
相手との関係：［例：同じ部署の担当者］
伝えたいこと：［最大3つ］
相手にしてほしいこと：［返信・確認・提出など］
期限：［なければ「なし」］
避けたい表現：［例：強い命令、回りくどい前置き］
出力条件：
1. 件名を1つ付ける。
2. 「丁寧」「普通」「やわらかめ」の3案を出す。
3. 入力にない事情、約束、期限、謝罪理由を作らない。
4. 本文は挨拶を含めて6行以内を目安にする。
5. 最後に、送信前に確認する箇所を箇条書きで示す。
試した結果：短さより「勝手に足さない」が重要
日程変更の例では、3案とも「金曜15時への変更」「都合が悪い場合の返信」「木曜中」という要点を残しました。最も使いやすかったのは普通の案です。
件名：打ち合わせ日時変更のお願い
お疲れさまです。
打ち合わせを金曜15時へ変更したく、ご連絡しました。
ご都合が合わない場合は、木曜中にお知らせください。
よろしくお願いいたします。
一方で、「急なお願いで申し訳ありません」のような謝罪は、入力に事情がない場合は勝手に足さないよう指定しました。実際には急ではないかもしれないためです。AIの文章が自然でも、事実まで正しいとは限りません。
うまくいかない時は1行だけ直す
| 困った結果 | 追加する1行 |
|---|---|
| 長すぎる | 「本文は4行以内にしてください」 |
| 堅すぎる | 「社内チャットに近い自然な敬語にしてください」 |
| お願いが弱い | 「相手にしてほしいことを1文で明確にしてください」 |
| 余計な事情が入る | 「入力にない理由や感情を追加しないでください」 |
AIへ貼る前に消したい情報
- 実名、メールアドレス、電話番号
- 顧客名、案件名、社外秘の内容
- 契約、請求、個人評価に関する情報
- パスワード、認証コード、共有リンク
まず「A社」「担当者」「資料A」のような仮名で下書きを作り、最後にメール画面で正しい名称へ戻す方法が安全です。AIから直接送信せず、宛先・日付・期限を自分で確認してください。
まとめ：メールを書く前に3点だけ決める
このプロンプトの目的は、AIに完璧な文章を書かせることではありません。相手、用件、期限を先に固定し、短い下書きから選べる状態にすることです。
最初は架空の予定変更で試してください。3つの要点が残り、余計な事情が追加されていなければ、次は個人情報を伏せた実際の用件へ進めます。
参考情報
本記事は匿名化した架空例で、要点保持と余計な事実を追加しないことを確認しました。生成されたメールは必ず送信前に人が確認してください。
